خفض التكاليف دون المساس بالقدرات

خفض التكاليف من دون المساس بالقدرات التشغيلية: قصة نجاح أحد عملاء فيرسيستمز في تحسين التكاليف

نظرة عامة

لم تكن المشكلة في غياب مبادرات خفض التكاليف، بل في الطريقة التي كانت تُنفذ بها. فالتخفيضات العامة المتساوية بين الإدارات تبدو سهلة التطبيق وسريعة الإعلان، لكنها غالباً ما تستهدف الأنشطة الأكثر إنتاجية لأنها الأسهل في التقليص، بينما تترك مصادر الهدر الحقيقية من دون معالجة. ولهذا تعود التكاليف إلى الارتفاع بعد فترة قصيرة. استعانت بنا إحدى مجموعات الخدمات المهنية لتطوير برنامج يخفض التكاليف بصورة مستدامة، لا مؤقتة.

العميل

يقدم العميل خدمات استشارية، وخدمات التعهيد، والخدمات المُدارة، وقد توسع عبر سلسلة من عمليات الاستحواذ. ومع كل عملية استحواذ، انضمت إلى المجموعة وظائف دعم مستقلة، وأنظمة مختلفة، وعلاقات منفصلة مع الموردين، من دون أن تكتمل عملية دمجها داخل نموذج تشغيلي موحد. أما برامج خفض التكاليف السابقة، فقد اعتمدت نسب تخفيض موحدة على جميع الإدارات، فاضطرت الوحدات الأكثر كفاءة إلى تقليص أنشطة ذات قيمة حقيقية، في حين بقيت الوظائف المكررة الناتجة عن الاستحواذ كما هي.

نفذ عميلنا ثلاثة برامج لخفض التكاليف خلال خمس سنوات، وكانت قاعدة التكاليف ترتفع بعد كل برنامج.

الآن لو كوك

كبير مسؤولي إعادة الهيكلة / فيرسيستمز
خارطة الطريق
1
التقييم
بدأ فريق فيرسيستمز ببناء نموذج لتحليل التكاليف قائم على الأنشطة، بحيث تُربط كل تكلفة بالنشاط الذي تموله، والنتيجة التي يحققها، بدلاً من الاكتفاء بتصنيفها وفق الإدارة أو المركز المالي. ثم قارن مستشارونا أداء كل نشاط بأفضل الممارسات في السوق، وبأفضل وحدة أعمال داخل المجموعة نفسها، حيث تبين أن الفروقات الداخلية في الكفاءة كانت أكبر من الفجوة مقارنة بالمؤسسات الأخرى.وأظهر التحليل أن برامج خفض التكاليف السابقة كانت تتعامل مع ثلاثة أنواع مختلفة من التكاليف بالطريقة نفسها، رغم اختلاف طبيعتها بالكامل:وظائف دعم مكررة نتجت عن عمليات استحواذ لم تكتمل عملية دمجها. أنشطة لم تعد تحقق أي قيمة فعلية للأعمال. قدرات تشغيلية منتجة سبق تقليصها لأنها كانت الأسهل استهدافاً، رغم أهميتها.
2
تسليم الخدمة
بنينا برنامجاً موجّهاً. دمجنا وظائف الدعم المكرّرة على نموذج التشغيل الأقوى في المجموعة وأوقفنا نشاطاً ثبت أنه بلا غرض وحمينا صراحةً ما أضرّت به الجولات السابقة من قدرات. وأعدنا التفاوض على قاعدة موردين مجزّأة كانت كيانات عدة تشتري فيها الخدمة ذاتها بشروط لا رابط بينها. والأهم من ذلك كله أننا وضعنا إطار حوكمة للتكلفة يُسند كل بند إلى مسؤول تنفيذي بالاسم مع مستوى خدمة معلوم ومراجعة دورية تكشف أي انزلاق قبل أن يتحول إلى رقم في موازنة العام المقبل.
3
المتابعة
لا يزال تعاوننا مع العميل مستمراً من خلال مراجعات ربع سنوية لإطار حوكمة التكاليف، للتأكد من استمرار الوفورات المحققة، ورصد أي تراجع في القدرات التشغيلية التي جرى الحفاظ عليها. كما نساعد المجموعة في دمج الشركات الجديدة فور الاستحواذ عليها، بحيث تُدمج وظائف الدعم مباشرة ضمن النموذج التشغيلي للمجموعة، بدلاً من أن تتحول إلى مصدر جديد للتكرار في المستقبل. وإلى جانب ذلك، يواصل مستشارونا تطوير القدرات التحليلية لفريق الشؤون المالية في مجال تحليل التكاليف القائم على الأنشطة، ليصبح اتخاذ قرارات خفض التكاليف مستنداً إلى الأدلة والبيانات، لا إلى نسب تخفيض موحدة.
تفاصيل الحل

التخفيضات الموحدة لا تخفض التكاليف ، بل تقلص القدرات التشغيلية وتؤجل معالجة المشكلة.

تطبيق نسب تخفيض موحدة على جميع الإدارات
الميزة: استبدلت فيرسيستمز أهداف التخفيض الموحدة بتحليل للتكاليف قائم على الأنشطة، لتوجيه جهود خفض التكاليف نحو التكرار والهدر والأنشطة التي فقدت قيمتها، بدلاً من توزيع التخفيضات بالتساوي على جميع الإدارات.
وظائف دعم مكررة نتيجة عمليات استحواذ غير مدمجة
الميزة: وحّدت فيرسيستمز وظائف الدعم ضمن النموذج التشغيلي الأكثر كفاءة في المجموعة، فأزالت التكرار الذي بقي قائماً رغم برامج خفض التكاليف السابقة.
تقليص قدرات تشغيلية منتجة لأنها كانت الأسهل استهدافاً
الميزة: حدد مستشارونا القدرات التشغيلية التي تضررت خلال برامج خفض التكاليف السابقة، ثم عملوا على حمايتها وإعادة بناء ما كان يؤثر منها في جودة الخدمات والأداء التشغيلي.
تعدد الموردين واختلاف العقود بين الشركات التابعة
الميزة: أعادت فيرسيستمز التفاوض مع الموردين بعد توحيد احتياجات المجموعة، فأصبحت الخدمات المشتركة تُشترى وفق عقود موحدة وشروط تجارية أكثر كفاءة.
تفاوت الأداء بين وحدات الأعمال أكبر من الفجوة مع السوق
الميزة: قارن مستشارو فيرسيستمز أداء كل نشاط بأفضل وحدة أعمال داخل المجموعة، إلى جانب المقارنات الخارجية، مما أتاح وضع أهداف تحسين واقعية يمكن تحقيقها اعتماداً على أفضل الممارسات الداخلية.
عودة التكاليف إلى الارتفاع بعد انتهاء كل برنامج
الميزة: أنشأ فريقنا إطاراً لحوكمة التكاليف يربط كل بند تكلفة بمسؤول تنفيذي محدد ومستوى خدمة واضح، مما جعل أي انحراف في التكاليف ظاهراً وقابلاً للمساءلة قبل أن يتحول إلى عبء دائم.
الاستمرار في تمويل أنشطة لم تعد تحقق قيمة للأعمال
الميزة: ربطت فيرسيستمز بنود الإنفاق بالنتائج التشغيلية التي تحققها، ثم أوقفت الأنشطة التي أثبت التحليل أنها لم تعد تخدم أي هدف حالي، بدلاً من تخفيض ميزانياتها بصورة متساوية مع بقية الأنشطة.
كل عملية استحواذ جديدة تعيد إنتاج التكرار
الميزة: دمج مستشارونا إجراءات استيعاب الشركات المستحوذ عليها ضمن النموذج التشغيلي للمجموعة، بحيث تُدمج وظائف الدعم منذ لحظة الاستحواذ، بدلاً من تراكم هياكل تشغيلية مكررة تحتاج إلى معالجتها لاحقاً.
حققت المجموعة وفورات في التكاليف تجاوزت ما أنجزته برامج خفض التكاليف الثلاثة السابقة مجتمعة، والأهم أن هذه الوفورات استمرت خلال الأعوام التالية، لأن كل بند تكلفة أصبح مرتبطاً بمسؤول تنفيذي محدد ومستوى خدمة واضح، بما يضمن الحفاظ على النتائج وعدم تراجعها مع مرور الوقت.

كما أُعيد بناء القدرات التشغيلية التي تضررت خلال برامج التخفيض السابقة، في المجالات التي كان ضعفها يؤثر في جودة تقديم الخدمات وأداء الأعمال.

وأصبحت عقود الموردين تُدار بصورة موحدة على مستوى المجموعة، مما عزز القوة التفاوضية وحقق شروطاً تجارية أفضل، في حين باتت أي شركة جديدة تُستحوذ عليها تُدمج مباشرة ضمن النموذج التشغيلي للمجموعة، بدلاً من أن تضيف طبقة جديدة من الوظائف المكررة والتكاليف غير الضرورية.

النتيجة:

0

انخفاض في الإنفاق على الأنظمة المكررة

0

من بنود التكاليف أصبحت مملوكة لمسؤول تنفيذي محدد

0

انخفاض في الإنفاق على الموردين الخارجيين

0

من الوظائف الداعمة المكررة جرى توحيدها

0

خفض مستدام في قاعدة التكاليف

شهادات عملائنا

كيف تحقق خدماتنا النجاح

نحن نساعد المؤسسات على تحويل عملياتها إلى ميزة تنافسية وتحقيق نتائج مذهلة.

جميع الحقوق محفوظة ل فيرسيستمز. حقوق النشر © 2013-2026.